Athos Consultoria - Artigos -Secretárias como Gestoras

Perguntas para a edição da Revista Bens & Serviços sobre a importância da secretária na gestão

1. Qual a importância da secretária no processo de gestão?
A secretária passa a assumir papel de assessora e por conseqüência maior poder de decisão. Com algumas atividades extintas pela tecnologia da informação, a secretária passou a ser o elo da equipe com o gestor e assim dando suporte para a equipe e propiciando para que o gestor possa ter maior dedicação à estratégia da empresa.

2. Como as empresas costumam encarar o papel dessa profissional?
O esteriótipo do antigo modelo de secretária como aquela que digita textos, envia correspondências, faz manutenção em arquivos, ou seja, tarefas repetitivas e operacionais ainda estão presentes em algumas empresas. Porém, esta profissão como muitas estão sendo totalmente reformuladas, solicitando um perfil flexível, com iniciativa, que saiba lidar com pessoas, que resolva problemas e assuma responsabilidades. Com isso, as empresas começam a perceber o valor que a secretária poderá agregar aos resultados da organização.

3. Por que a maioria dos cargos deste tipo é ocupado por mulheres?
Historicamente, desde a revolução industrial em uma cultura empresarial patriarcal, a secretária exercia uma função parecida como a cuidadora do lar na empresa e como alguém que poderia auxiliar o executivo nas suas tarefas de rotina, por suas habilidades manuais e organização, facilitou que as mulheres assumissem esta função.

4. Na sua opinião, a secretária recebe a valorização adequada à sua importância?
Acredito que as secretárias estão cada vez mais conquistando seu espaço e, muitas vezês tornando-se executivas nas organizações, devido a sua competência. Porém, entendo que a postura profissional assumida por cada secretária, e a principal forma de vencer preconceitos é saber se impor.

5. Como provar à secretária que ela é fundamental para a administração da empresa?
A partir da definição clara e específica de sua função junto aos objetivos organizacionais e de seu departamento, podendo-se assim medir através de indicadores de desempenho, os seus resultados.

6. Como deve ser a relação entre chefe e secretária?
Aberta, transparente, de confiança mútua, empatia e respeito profissional e pessoal.

7. Com o crescente número de cursos de qualificação, inclusive graduações em secretariado, o estereótipo que sempre definiu a secretária está mudando?
Acredito que sim, porque estes cursos em sua maioria procuram definir qual o cenário atual e como a secretária tem que aprimorar as suas competências frente a este cenário.

8. Existe um perfil ideal para este tipo de profissional?
Assumir as seguintes competências:
flexibilidade, iniciativa, relação interpessoal, multifuncionalidade, liderança, comunicação, visão estratégica, domínio de idiomas, formação sólida e especializada em solução de problemas.

9. Que atitudes da secretária podem otimizar a gestão da empresa?
Participar de forma ativa nos objetivos de seu departamento e auxiliar o gestor na condução de sua equipe frente a estes objetivos.

10. Quando uma empresa não precisa de secretária? E quando ela é essencial?
No cenário atual, qualquer profissional inclusive a Secretária tem que conquistar seu espaço, fazendo-se útil e importante no negócio da organização. Para isto, é essencial conhecer os objetivos que são esperados e buscar aprimorar-se nas competências necessárias para a organização frente a estes objetivos.
Ou seja a Secretária tem que se fazer necessária e ocupar seu espaço, tornando-se assim essencial na organização.

11. Quando o trabalho não está dando certo, é possível resolver ou é preciso trocar de
secretária?
Todos necessitamos de treinamento e reciclagem em nossas funções, como também liderança que possibilite nosso desenvolvimento; caso existam investimentos, orientação, oportunidades e liderança justa, e a secretária não tenha bons resultados, se dará espaço a outras secretárias ou mesmo outros profissionais que desenvolverão futuras funções

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